Để minh họa cho dễ hiểu, chúng tôi xin so sánh kiểu truyền thống và phần mềm.

Thật ra áp dụng phần mềm trong việc quản lý còn có rất nhiều ưu việt so với "sổ sách tay". Xin đưa ra một Vd. Hầu như người ta không còn nhớ số điện thoại của bạn bè, người thân mà toàn lưu vào danh sách danh bạ điện thoại trong điện thoại di động. Vậy bạn đã có thể hình dung được phần mềm giúp ích được gì rồi phải không?

Về trở ngại ban đầu thì có thể là sự "chưa quen" của việc chuyển đổi từ "truyền thống" sang "hiện đại" thôi. Nhưng công ty chúng tôi sẽ tư vấn cho bạn sao cho việc chuyển đổi này nhẹ nhàng nhất và huớng dẫn sử dụng phần mềm thấu đáo

Phần mềm quản lý bán hàng xử lý dữ liệu phát sinh tức thời như giao dịch bán hàng, phiếu nhập hàng, thông tin khách hàng, mua hàng có khuyến mãi... còn phần mềm kế toán được xem như là hậu trường và xử lý thông tin đã phát sinh từ phần mềm bán hàng. Vd. Phần mềm kế toán tính tiền khấu hao tài sản, tiền lượng nhân viên, vốn...nhưng không kiểm soát giao dịch sáng 9:35 ngày hôm này trong đó bán mặt hàng gì, được chiết khấu bao nhiêu và của khách hàng nào

Hai phần mềm quản lý thông tin thuộc hai phạm trù khác nhau. Nếu bạn kinh doanh quy mô nhỏ hoặc "dạng gia đình" thì chỉ cần phần mềm bán hàng là đủ để quản lý. Nếu là công ty thì cần cả hai.

Nếu chọn giải pháp web thì bạn hãy cân nhắn một số vấn đề sau:

• Vấn đề bảo mật: Vì hệ thống, cơ sở dữ liệu là đặt tại máy web server (máy chủ) của các nhà cung cấp như FPT, VNPT...thì bạn phải nắm được mức độ bảo mật thế nào?
   
• Trình độ lập trình: Web của bạn có chống được hacker không? Nếu hacker đánh sập hệ thống thì bạn biết có người phá hoại. Nhưng thật sự tệ hơn là hacker đột nhập không để lại dấu vết mà lấy hết thông tin khách hàng, bán hàng của bạn mà bạn không hề biết thì sao?
   
• Tê liệt toàn hệ thống bán hàng: Vì lý do nào đó nhà cung cấp dịch vụ internet cần nâng cấp hệ thống của họ nên phại tạm ngưng phục vụ trong một khoảng thời gian thì toàn bộ hệ thống bán hàng của bạn sẽ không hoạt động được
   
• Tốc độ đường truyền: Nếu bạn cần bán hàng nhanh và (hoặc) lượng khách đông thì web không phải là lựa chọn đúng

Nếu các vấn đề trên không phải là mối quan tâm của bạn thì bạn có thể chọn giải pháp web.

Vấn đề của bạn đang gặp là giải pháp phần mềm không đúng (tốt) cho mô hình siêu thị. Vì cái máy chủ (như bạn miêu tả) là máy chứa cơ sở dữ liệu và 3 máy bán hàng kết nối vào máy chủ bằng mạng nội bộ. Như vậy thì các vấn đề sau đây sẽ làm cho tất cả 3 máy không thể bán hàng được:

• Dây mạng, switch có sự cố
• Máy chủ không khơi động được
• Người sử dụng đang truy cập thông tin trên máy chủ (như đọc các báo cáo có nhiêu thông tin và đòi hỏi tính toán nhiều) làm cho máy chủ sử lý thông tin quá tải 

Để khắc phục thì bạn phải áp dụng giải pháp mỗi máy độc lập (mỗi máy một cơ sở dữ liệu riêng biệt) nhưng lại có biện pháp tập hợp và đồng nhất thông tin của tất cả máy lại với nhau. Chỉ có phướng án này mới đảm bảo máy bán hàng của bạn chạy 24/24 cho dù bất cứ máy nào không hoạt động cũng không ảnh hượng đến việc bán hàng của bạn.

Hãy liện hệ chúng tôi để chúng tôi giải quyết vấn đề "đau đầu" của bạn.

Nếu bạn cho chúng tôi biết bạn đang kinh doanh trong lĩnh vực nào thì chúng tôi có thể trả lời chính xác hơn. Thế nhưng chúng tôi xin chia sẻ một số thông tin để bạn tham khảo như sau:

• Ngành dược phẩm: Phần mềm của bạn hỗ trợ nhiều đơn vị tính cho một mặt hàng không? Vd. Nhập hàng là thùng và bán lẻ là viên. Có đáp ứng yêu cầu cơ bạn của GPP nhà nước đặt ra không? Như quản lý được số lô và hạn sử dụng. Chi tiết hơn nữa phần mềm của bạn có tìm được hóa đơn đầu vào của mặt hàng thuốc bằng số lô khi cơ quan chức năng đến kiểm tra định kỳ? Đây chỉ là hai ba chức năng cơ bản bắt buộc phải có trong ngành dược.
   
• Ngành mỹ phẩm: Phần mềm của bạn hỗ trợ nhiều đơn vị tính cho một mặt hàng không? Vd. Nhập hàng là hộp và bán lẻ là tuýp. Có quản lý được hạn sử dụng không? Đối với ngành mỹ phẩm thì vấn đề quản lý khách hàng, khách hàng thân thiết và khuyến mãi là rất quan trọng. Vậy phần mềm của bạn có giúp bạn tích lũy điểm khách hàng mua hàng? Quản lý được quà tặng không? Quan trọng hơn là điểm tích lũy có tính chính xác không, trường hợp khách hàng đổi/trả hàng thì điểm tích lũy có được tính lại chính xác không?
   
• Ngành thời trang, giày dép: Phần mềm của bạn cho phép bạn tạo một mặt hàng có nhiều size không? Vd. Khi bạn nhập hàng cho mặt hàng A trong đó có 3 size thì bạn chọn một mặt hàng hay là phải chọn đến 3 mặt hàng? Nếu phải chọn đến 3 mặt hàng là phần mềm của bạn đang sử dụng là không phải là cho chuyên ngành thời trang, giày dép rồi!
   
• Ngành siêu thị mini: Phần mềm có đa đơn vị tính không? Vd. 1 thùng bia cò 24 lon. Nhập hàng là thùng và bán ra là lon. Quản lý được hạn sử dụng của sữa không? Quản lý kho có dể dàng như biết được số lượng hàng trên kệ và trong kho. Bạn có thể tạo ra gói mặt hàng để khuyến mãi không? Vd. bạn có tạo được gói hàng như 1 chai dầu gọi đầu + 1 cái ly thành 1 mặt hàng không?

Trên đây chỉ là một vài chức năng riêng cho từng ngành. Nếu phần mềm của bạn đang sử dụng không đáp ứng được các ví dụ nêu trên thì kết luận là phần mềm của bạn chưa đạt.

Xin hãy đọc bản so sánh sau đây: