Nói về bất kỳ sản phẩm gì thì trên thị trường đều có các sản phẩm tương đồng với giá cả và chất lượng cũng rất khác nhau. Người tiêu dùng cần mua táo thì cũng có rất nhiều loại và giá cả, nhưng do thường xuyên mua táo và bẳng cảm quan bên ngoài, người tiêu dùng có khả năng biết được táo này ngon hay không, mắc hay rẻ.

Nói về phần mềm thì lại khó thẩm định hơn, do người dùng phần mềm phần lớn không có chuyên môn về CNTT và hầu như ít cơ hội mua phần mềm hơn các sản phẩm khác. Và quan trọng nhất, một vấn đề mà ít đối tác phần mềm nào đề cập đến, đó là sau khi dùng phần mềm một thời gian thấy không dùng được thì cũng khó có khả năng bán lại (khác với TV, đầu đĩa thì có thể sang nhượng lại được). Do đó, nhiệm vụ đánh giá phần mềm trước khi mua càng quan trọng. Vậy làm cách nào để đánh giá một phần mềm là tốt hay không tốt?

Người mua phần mềm thường đặt trọng tâm ở chức năng phần mềm. Tuy nhiên, người mua thường chỉ để ý tới các chức năng chính của phần mềm thôi (ví dụ như đối với phần mềm quản lý kho và bán hàng thì chỉ quan tâm đến bán hàng, nhập hàng và công nợ) mà quên quan tâm đến các chức năng gọi là phụ nhưng cũng không kém phần quan trọng.

1. Phần cứng hỗ trợ đến đâu: Hỗ trợ in các loại máy in nào? Thông tin in ra có động không? (có in địa chỉ khách hàng không hay chỉ in tên? có in Lô - Hạng Dùng không? Có in...) Máy đọc mã vạch hỗ trợ ra sao? tủ tiền, line-display?

2. Báo cáo: người mua hay bỏ quên phần báo cáo, trong khi phần này là phần quan trọng nhất. Không có báo cáo thì phần mềm cũng chỉ là một cái máy ghi chép lại các giao dịch mua-bán. Báo cáo phải đủ rộng và sâu để có thể theo dõi sát sao việc quản lý cũng như phân tích tình hình kinh doanh. Theo kinh nghiệm thì một phần mềm quản lý kho và bán hàng cần ít nhất là gần 50 - trên 70 báo cáo (tùy quy mô).

3. Làm cách nào xác định được số liệu đúng sai: Đối tác phần mềm có đưa ra tiêu chuẩn nào để đánh giá số liệu (ví dụ như tồn kho) là đúng hay sai? Đúng sai ở đây có 2 phạm trù: so với thực tế và sai do phần mềm bị lỗi. Cho dù là phần mềm bị lỗi thì cũng phải có cách đánh giá số liệu đúng sai thế nào (thường đối tác phần mềm sẽ lãng tránh vấn đề này vì khá phức tạp).

4.Thông tin lưu vào cơ sở dữ liệu có đủ không? Nếu không đủ thì chắc chắn rằng các báo cáo phân tích sẽ không được tốt. Ví dụ: nếu hàng hóa chỉ có 1 nhà cung cấp thì chắc chắn sẽ không thể nào có báo cáo phân tích nhà cung cấp tốt nhất được.

5.Cơ chế bảo mật: Bảo mật thông tin kém sẽ làm giảm sự tin cậy của phần mềm (xin vui lòng tham khảo thêm đánh giá bảo mật và đánh lừa hệ thống đã được đề cập trước đó: Vấn đề đánh lừa hệ thống và Vấn đề bảo mật)

6. Giao diện: Giao diện phần mềm có dễ nhìn, dễ hiểu và dễ dùng không? Nếu thao tác phần mềm không thuận tiện sẽ gây cản trở, khó khăn cho quá trình sử dụng (nhập hàng phải bấm thêm máy tính để tính giá, bán hàng thao tác chậm chạp...) Người viết phần mềm lại không phải là người trực tiếp sử dụng nên khó tránh tạo ra sản phẩm khó hiểu, khó dùng. Cần có một số lượng khách hàng đông và tiếp nhận góp ý để hoàn thiện phần mềm.

7. Có cơ chế nào giám sát sự trung thực của nhân viên không? Cơ chế đó hỗ trợ đến đâu? Có đủ chặc chẽ không? Chặc chẽ nhưng có đảm bảo được tính tiện dụng không?

8. Phần mềm dành cho chuyên ngành: Phần mềm quản lý dành cho thuốc sẽ khác dành cho quần áo, giày dép hoặc cửa hàng cafe. Nếu đối tác phần mềm không chỉ ra được sự khác biệt mà chỉ cung cấp một phần mềm chung chung thì chắc chắn rằng việc quản lý sẽ không đủ chi tiết do đặc thù mỗi ngành hàng sẽ khác nhau.

9. Công nghệ - Thiết Kế: Về công nghệ thì công nghệ này là cũ hay mới, công nghệ cũ thì xử lý sẽ chậm và khi các công nghệ lệ thuộc thay đổi (như windows thay đổi) thì sẽ không thể chạy được nữa. Thiết kế phần mềm có khả năng mở rộng để đáp ứng nhu cầu quản lý riêng biệt, đặc biệt khi công việc làm ăn của người mua khấm khá đòi hỏi mở rộng kinh doanh?

10. Chế độ hậu mãi: Phần mềm đã được dùng rộng rãi chưa? Uy tín công ty cung cấp phần mềm thế nào? Công ty được thành lập bao lâu? Bảo hành, hậu mãi thế nào? Nhân viên bảo hành có đủ nhiệt tình không? Phần mềm khi mới đưa vào sử dụng, do người mua chưa nắm rõ phần mềm nên thường sẽ có thao tác chưa đúng, cần hỗ trợ để nắm phần mềm hơn thì bên đối tác có thực hiện tốt không?

Ngoài ra, còn có rất nhiều phương pháp khác để đánh giá một phần mềm, mà công ty chúng tôi sẵn sàng chia sẽ thêm cho quý khách hàng. Xin hãy liên hệ chúng tôi để được tư vấn miễn phí về phần mềm.